Dématérialisation des notes de frais et de l’accueil des visiteurs

Remplir une note de frais, retrouver un justificatif, enregistrer un visiteur à l’accueil : ces tâches répétitives prennent du temps à vos équipes et produisent du papier qu’il faut classer, puis conserver.

La dématérialisation automatise ces processus : les informations sont saisies une seule fois, au bon endroit, et archivées de façon sécurisée. Nous choisissons avec vous l’outil adapté, nous l’intégrons à vos logiciels existants et nous formons vos collaborateurs. Le déploiement se fait service par service, à votre rythme, sans bouleverser l’organisation.

Sans outil, une note de frais suit souvent le même parcours : des tickets gardés dans un portefeuille, un tableur rempli en fin de mois, une enveloppe de justificatifs transmise au responsable, puis une nouvelle saisie en comptabilité. Chaque étape prend du temps, et chaque ressaisie est une occasion d’erreur.

Avec N2F, le collaborateur photographie son justificatif au moment de la dépense, depuis l’application mobile. La date, le montant et la TVA sont lus automatiquement : il n’a plus qu’à vérifier. Pour un déplacement en voiture, les indemnités kilométriques sont calculées à partir du trajet.

La note part ensuite chez le valideur, selon le circuit que nous avons paramétré avec vous : un responsable, puis la comptabilité, par exemple. L’outil contrôle les erreurs, comme une dépense saisie deux fois. Une fois validées, les dépenses sont transmises à votre logiciel comptable, sans nouvelle saisie.

Et les justificatifs papier ?

La réglementation permet de conserver une copie numérique des justificatifs à la place du papier, à condition que cette copie soit fidèle et protégée contre toute modification. C’est le rôle de l’option d’archivage à valeur probante de N2F : vos collaborateurs n’ont plus d’enveloppe de tickets à remettre, et la comptabilité n’a plus de classeurs à conserver.

Un outil de dématérialisation ne fait gagner du temps que s’il est utilisé par tous. Voici ce que nous préparons avec vous pour éviter les écueils les plus courants.

• Des règles écrites avant le paramétrage. Plafonds, catégories de dépenses, qui valide quoi : l’outil applique vos règles, il ne les invente pas. Nous les formalisons avec vous si elles ne le sont pas encore.
• Un démarrage progressif. Un premier service, quelques utilisateurs, quelques semaines de rodage : les réglages s’ajustent avant le déploiement à toute l’entreprise.
• Une formation de chacun. Les collaborateurs qui saisissent, les valideurs et la comptabilité n’utilisent pas l’outil de la même façon : chacun reçoit la formation qui le concerne.
• Un lien avec vos logiciels. Nous vérifions la compatibilité avec votre logiciel comptable et votre annuaire avant de commencer, pour éviter les ressaisies.

Le reste de votre informatique compte aussi : des smartphones à jour, des comptes bien gérés, des accès sécurisés. La même équipe peut s’en occuper dans le cadre de nos contrats d’infogérance.