Le départ d’un collaborateur concerne la messagerie, mais aussi les logiciels, les documents, le matériel et les accès extérieurs. Les opérations doivent être coordonnées avec les personnes responsables dans votre entreprise.
Rassembler les comptes et les outils utilisés
Listez les comptes de l’environnement professionnel, les applications métier, les accès distants et les services auxquels la personne avait accès. Identifiez les équipements à récupérer et les éventuels droits d’administration.
La procédure doit tenir compte de l’organisation réelle. Les décisions sur les données et les conditions d’accès doivent être prises par les personnes habilitées, dans le respect des règles applicables à votre entreprise.
Préparer le traitement des documents et de la messagerie
Quels éléments doivent rester accessibles pour poursuivre l’activité ? Qui doit les reprendre et avec quels droits ? Ces questions doivent être traitées avant de supprimer un compte ou un service qui pourrait rendre la récupération plus difficile.
Microsoft décrit les étapes techniques possibles pour retirer un ancien utilisateur, dont le blocage de connexion et la préparation de l’accès aux données utiles. Les choix dépendent de votre environnement et des autorisations internes.
Coordonner les opérations et leur vérification
Précisez les personnes qui exécutent les actions, la date convenue et les contrôles attendus. Les accès aux applications extérieures peuvent relever de fournisseurs différents. La fermeture d’un seul compte ne doit pas être considérée comme la fermeture de tous les accès.
Conservez une liste des actions réalisées et des points restant à traiter. Elle permettra de vérifier que les accès professionnels retenus ont été modifiés et que les éléments nécessaires à l’activité sont disponibles pour les personnes désignées.
Améliorer la procédure pour les prochains changements
L’inventaire des comptes et du matériel doit être tenu à jour lors des recrutements et changements de fonction. Notre accompagnement Microsoft 365 et la maintenance du parc peuvent être étudiés pour organiser ces opérations avec votre entreprise.
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